経費精算プロセスの効率化で申請・承認・管理の業務量30%減

働き方改革を推進して業務の仕組みをシンプルに

保険は形が目に見えない金融商品のため、社員やパートナーの代理店といった人の信頼と信用が事業の原点です。だからこそ、社員一人ひとりの働きがいの向上、成長、育成を成長戦略の柱の一つと位置付けています。当社を含む東京海上グループの働き方改革は、多様な社員がモチベーション高く、チームで一体となって業務を遂行する姿を目指しています。

その実現には、業務プロセスはシンプルで分かりやすく、スピーディーな仕組みがふさわしい。そこで当社は、テクノロジーを積極的に活用しながら業務の効率化を図っています。

例えば、2000年代初めは、商品数約300、保険申し込みパターンは50パターンもあり、日々の業務は効率の悪いものでした。業務革新プロジェクトを進めた結果、定型業務を中心に社員の約30%、代理店の約50%の業務を削減。これにより、多くの女性社員が複雑かつ大量の事務作業から解放され、営業やマネジメントなどに活躍の場を広げました。2004年にはわずか8名だった女性管理職は、現在263名と飛躍的に増えています。

こういった流れの中、働き方改革の一環として、経費精算プロセス改革に取り組みました。営業社員を中心に働き方改革に関する要望をアンケート調査したところ、約2000の提言が集まり、とくに「経費精算は手入力が多く、分かりづらい」「クレジットカードや立て替えなど精算形態ごとに別の申請書を起票するのは面倒」といった意見が多数寄せられました。

経費精算は全社員が関係する業務であり、一層の効率化を進めることでさらに働きやすい職場になる。当社は2016年度から経費精算システムの入れ替えを本格検討し始めました。

近年、経費精算システムは、ユーザーである社員がネットワーク経由でクラウド上のソフトウェアを直接利用するタイプが増えており、当社もこのようなSaaS（Software as a Service）型の導入を計画しました。

しかし、ここでひとつの問題が生じました。システム部門にクラウドサービスの導入を相談したところ、自社でのクラウドの導入実績がほとんどないことやシステム側の体制が整っていないこと、規制の制約といった理由などにより、なかなか同意が得られなかったのです。しかしながら、これらの課題について一つひとつ検証を行い、ねばり強く対話を重ねることでシステム部門の理解を得られ、これらの対応に1年ほどかけてSaaS型システムのコンセンサス形成に努めながら「導入できそう」との機運を高めました。

操作性、システムの安定性、ガバナンス対応で高評価

導入システムの選定では、複数の企業から提案をいただき、社内の営業部門、システム部門、経理部の各メンバーがそれぞれの視点からチェックしました。営業部門は操作性や見やすさ、システム部門は安定性および安全性を重視します。私たち経理部門はガバナンスも重要と考え、関係者の間で何度も打ち合わせを行いました。最終的には、社員一人ひとりの使いやすさ、システムの安定性、ガバナンス対応が十分で、総合評価が最も高かった「Concur® Expense」に決めました。

導入決定後、2018年5月に「Concur® Expense」の導入に着手。2019年2月に先行店で、5月に全店でサービスインしました（図表1）。

当社では、柔軟な働き方の具体策として、2017年10月から全社員対象にテレワークを実施。営業担当者全員にタブレット端末を配布しました。一方、今回の新システム導入を機に、個人のモバイル端末の業務活用ルールも整理しました。上司とモバイルワークに関する面接を行い、誓約書に必要事項を記入したうえで、社内ルールに準じて使用しています。

使用状況レポートによると、全店導入後1カ月経った2019年6月現在、全従業員約1万7000人のうち半数以上が一度は「Concur® Expense」を使っています。私たちの元にも、「モバイル端末で経費精算できるのは便利」といった声が届いており、担当者として安堵しました。Concur® Expense」の導入効果としては、申請者、承認者、点検部門の管理まで含めて勘案すると、経費精算業務全体で30％ほど削減できると見込んでいます（図表2）。

「Concur® Expense」の導入効果としては、申請者、承認者、点検部門の管理まで含めて勘案すると、経費精算業務全体で30％ほど削減できると見込んでいます（図表2）。

足元では、「Concur® Expense」の照会対応としてチャットボットによる機械化を進め、経費精算に関する定番の問い合わせには可能な限り人間が回答しなくて済む体制づくりを進めています。

当社では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）といった新しいテクノロジーを採り入れながら働き方改革を加速し、仕事のやり方を徹底的にシンプルにして分かりやすいものにする改革を進めております。